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Activité E2A3 - Prise de contact

Modalités

Durée de l'activité (estimation) 1h30
Outils requis Traitement de texte, Courriel, Publications (projet "e2_interactions")
Date de début d'activité 02 juin
Premier courriel 08 juin
Second courriel 15 juin
Date de publication 20 juin

Description du travail

Objectifs de l'activité

Les personnages vont et viennent, ils se croisent, échangent parfois quelques mots... Ici ils vont être amenés à communiquer les uns avec les autres pour résoudre les "problèmes" qui se présentent soudain à eux et préparer au mieux l'arrivée et le séjour des futurs étudiants de l'Open University. La vie, c'est du théâtre ... Ainsi le personnage dans la peau duquel vous êtes entré(e) lors de l'étape E1 fait maintenant sa première entrée en scène !

La communication va pour l'instant avoir lieu par paires, ou binômes, autrement dit entre deux interlocuteurs principaux qui sont directement concernés par le "problème" qui se pose. La communication n'étant pas seulement orale, elle va par ailleurs s'établir par courriel ! Il s'agit en fait pour cette activité d'établir un premier contact car la négociation qui est entamée ici se poursuivra et se conclura lors de l'activité suivante E2A4. Ainsi, les "problèmes" que vous aborderez ici n'en seront bientôt plus... Quelle efficacité !

Un petit rappel avant que vous ne commenciez cette activité. Vous le savez, les natifs sont toujours prêts à vous aider ; aussi, si vous avez des questions, des doutes quant à la rédaction de votre courrier, n'hésitez pas à les contacter. Ils sauront vous apporter toutes les informations dont vous aurez besoin, que ce soit pour des questions de formulation, des questions toutes simples de présentation, ou tout autre type de question.

Mais venons-en à l'organisation et à la description plus précise de votre travail pour cette activité E2A3 !

Distribution des rôles

Les couples (paires ou binômes !) et les "problèmes" qu'ils ont à résoudre se distribuent de la manière suivante :
  • Animateur culturel - Directeur du musée/théâtre/cinéma.
    L'animateur culturel va entrer en contact par courriel avec le responsable du lieu culturel qui l'intéresse pour obtenir un tarif préférentiel pour les étudiants de l'Open, des informations sur les visites, activités organisées et programmes mais également pour obtenir des affiches pour décorer le campus. En réponse à ces demandes, le responsable du musée/théâtre/cinéma prépare un résumé des services ou activités avec indication des tarifs qu'il/elle peut proposer aux étudiants de l'Open et l'envoie bien sûr à son tour par courriel.

  • Président de l'association des commerçants - Responsable CROUS (cité universitaire).
    Le président de l'association des commerçants entre en contact, par courriel, avec le Responsable de la Cité Universitaire afin d'organiser une vente de livres et de produits culturels sur le campus. Le Responsable de la Cité prépare une réponse négative avec arguments tirés du règlement officiel de la Cité et l'envoie à son tour par courriel.

  • Représentant de l'Open University - Chef cuisinier.
    Le représentant de l'Open contacte par courriel le Chef cuisinier, responsable des menus au restaurant universitaire, pour réclamer des menus végétariens. Le chef cuisinier prépare une série de suggestions de menus pour végétariens, ainsi qu'une proposition de soirée gastronomique pour les étudiants de l'Open. Il envoie le tout... par courriel !

  • Universitaire local - Monsieur (Madame) le Maire.
    L'Universitaire local contacte par courriel le Maire pour l'inviter à faire une intervention lors de la réception officielle des étudiants britanniques qui arrivent en juillet. Le Maire prépare un courriel de remerciements mais refuse l'invitation. Il propose par contre un invité de substitution : le(la) Conseiller(ère) Municipal(e).

Consignes

  • Qui est qui ? Vous vous êtes reconnu(e) ? Vous savez qui est qui ? Non, vous avez un doute ? Et bien pas problème ! En quelques clics de souris, vous pouvez en effet très facilement retrouver la fonction que vous avez choisie au cours de l'activité E1A5 "Présenter sa fonction" en consultant le forum "e1a5_choix_fonction". Vous retrouverez bien sûr aussi le nom de celui (celle) qui, dans votre groupe de travail, joue le rôle de votre interlocuteur(trice). Parfait, vous savez qui vous êtes à présent ! Attention aux dédoublements de personnalité !

  • Nom des fichiers attachés : Vous pouvez donc maintenant rédiger votre courrier. Vous tapez ce courrier à l'aide de votre traitement de texte habituel, ce qui vous permet de faire une mise en page de type courrier traditionnel. Vous enregistrez ce courrier sur votre PC. Mais attention, le nom que vous donnez à ce fichier doit être suffisamment explicite pour que votre tuteur sache de quel binôme il s'agit lorsqu'il recevra un double de vos courriels respectifs.
    Ainsi :

    • pour le binôme "animateur culturel - directeur du musée/théâtre/cinéma", vous nommez votre fichier "e2a3cult" et l'enregistrez au format RTF ; vous obtenez donc "e2a3cult.rtf"
    • pour le binôme "président de l'association des commerçants - responsable CROUS", vous le nommez "e2a3vente" et l'enregistrez au format RTF pour obtenir : "e2a3vente.rtf"
    • pour le binôme "représentant de l'Open University - Chef cuisinier", vous le nommez "e2a3menu" et l'enregistrez au format RTF pour obtenir : "e2a3menu.rtf"
    • pour le binôme "universitaire local - Monsieur (Madame) le Maire", vous le nommez "e2a3invit" et l'enregistrez au format RTF pour obtenir : "e2a3invit.rtf"
    Ce fichier sera ensuite envoyé par courriel en fichier attaché.

  • Les phases de l'activité :

    1. avant le 08 juin : le premier correspondant du binôme écrit à l'autre en mettant le tuteur en copie ;
    2. avant le 15 juin : le second renvoie au premier sa réponse au premier en mettant le tuteur en copie ;
    3. à partir du 20 juin : vous pouvez découvrir les divers courriels échangés par binôme puisqu'ils sont affichés dans "Publications", projet "e2_interactions".

  • Prenons un exemple : si vous êtes l'animateur culturel, vous envoyez votre courriel avant le 08 juin au directeur du musée/théâtre/cinéma sans omettre d'attacher votre courrier à votre courriel en fichier joint (pour cet exemple précis, votre fichier joint s'appelle "e2a3cult.rtf"). N'oubliez pas de mettre votre tuteur en copie de ce courriel (puisqu'il se chargera d'afficher tous ces courriers en fin d'activité et de les inclure dans votre dossier final). Le directeur du musée (il s'agit du même exemple) prend alors connaissance du courrier qui lui est envoyé (astuce : il enregistre pour ce faire le fichier joint "e2a3cult.rtf" envoyé par courriel sur son PC). Il complète alors le fichier reçu en ajoutant sa réponse et ses propositions à la suite du document, puis le renvoie par courriel avec fichier attaché également, avant le 15 juin. Là encore, il met le tuteur en copie du courriel.

Cette activité se prolongera avec une séance de bavardage, objet de l'activité "E2A4 - Interactions", au cours de laquelle vous communiquerez directement avec votre interlocuteur pour résoudre le problème soulevé ici, prendre les décisions finales et conclure votre échange.

Ressources et documents

Tout au long de votre formation, vous pouvez vous reporter à l'aide en ligne sur le "Courriel" et sur les publications.

Note : "La vie, c'est du théâtre et des souvenirs", vers extrait de "Rive gauche", chanson de l'album "Au ras des pâquerettes" (1999) d'Alain Souchon, auteur chanteur compositeur français. Il chante souvent un certain mal de vivre et aime aborder régulièrement certains problèmes de société auxquels il est très attentif puisqu'il s'engage d'ailleurs pour des causes qui le touchent tout particulièrement : il a par exemple participé aux concerts des Enfoirés au profit des Restaurants du Coeur, concerts mentionnés lors de l'activité E1. Petit clin d'oeil : en 1989, il écrivait "Londres sur Tamise".

 

© Université de Franche-Comté, Open University, 2001.